A un moment donné, l’entreprise peut se débarrasser de ses factures. Mais ce serait une grave erreur de sa part de les détruire avant que leur délai légal de conservation ne soit échu. Il est donc très important de savoir pendant combien de temps vous devez garder vos factures afin de respecter la loi. Si vous les jetez avant la date butoir de leur archivage, vous vous exposerez à de lourdes sanctions de l’administration fiscale.
Quand se débarrasser de ses factures électroniques ?
Dans l’exercice de votre activité, vous avez eu à produire et à recevoir plusieurs factures électroniques. Sachez que vous êtes tenu de les conserver sous ce même format pendant une durée minimum de 3 ans. Vous avez aussi la possibilité de les archiver durant les 3 années qui suivent leur émission en les mettant en format papier. Mais vous devez absolument les avoir également dans leur format d’origine, c’est-à-dire en version numérique. Une structure d’archivage documents entreprise vous donnera toutes les informations utiles pour un traitement adéquat des factures que vous souhaitez conserver.
Le stockage de tous les éléments liés à votre facturation pourrait se faire sur le territoire français, dans un état membre de l’Union Européenne ou dans un autre pays qui donne des garanties similaires à celles des Etats de l’Union Européenne en ce qui concerne l’accès aux données et l’assistance administrative. Avant de réaliser un stockage numérique de vos factures, soyez certain de respecter les conditions fixées par la réglementation en vigueur dans le cadre d’une telle démarche.
Quand détruire ses factures au format papier ?
Vous ne devez pas détruire vos factures au format papier juste après les avoir utilisés. Vous avez l’obligation de les garder pendant une durée d’au moins 6 ans, à compter de leur date d’émission ou de la date de leur dernière inscription dans les livres et registres de votre entreprise. Cette durée de conservation des factures papier peut être plus longue dans certains cas. En effet, le stockage est possible pendant plus de 10 ans.
Pour conserver vos factures au format papier, vous pouvez les numériser et les stocker ensuite de manière dématérialisée. Le respect de certaines règles est toutefois nécessaire. L’une de celles-ci est de veiller à ce que le document dématérialisé soit une copie conforme du document papier. Cela doit se voir au niveau des couleurs et des éléments écrits. Il faut absolument que toute annotation figurant sur la facture papier soit visible sur sa version numérique. En outre, il est bon de prendre le soin de réaliser la conservation numérique aux formats PDF ou PDF A/3, en s’assurant que le fichier bénéficie d’une empreinte numérique, d’un cachet serveur, d’une signature électronique ou de tout autre dispositif équivalent qui possède un certificat octroyé par une autorité de certification reconnue. Toutes les factures que vous avez reçues ou émises au format papier dans le cadre de votre activité peuvent être archivées en France sous ce même support.
Sanctions applicables en cas de destruction de ses factures avant la date prévue
Prenez toutes les dispositions utiles pour conserver vos factures en respectant les délais légaux et les conditions d’archivage définies par la loi. Si vous les détruisez avant la date prévue, vous vous exposez à diverses sanctions. Vous serez par exemple tenu de payer une somme qui équivaut à 50% des montants facturés au cas où il s’agit de factures clients. Si vous n’avez pas conservé vos factures fournisseurs en vous fiant aux délais fixés par la législation, vous subirez un rejet de la déduction des charges. Le montant de taxe sur les bénéficies sera donc plus élevé. Par ailleurs, une amende de 5 000 euros est infligée à toute entreprise qui ne communique pas certains documents à l’administration fiscale, dont les factures.
