Lorsque vous commencez le processus de planification, vous devez comprendre l’objectif principal de votre événement sportif, puis vous pouvez décomposer le processus de planification en étapes faciles à gérer. En vous plongeant dans le processus, il est essentiel de répondre aux questions suivantes :
Quel sera votre événement ? Qu’il s’agisse d’un événement sportif pour spectateurs, d’un marathon ou d’un tournoi sportif, le format de l’événement vous aidera à définir les exigences logistiques nécessaires à sa réussite.
Qui assistera à l’événement ? Quel est votre public cible pour votre événement ? S’agit-il de spectateurs, de participants, ou des deux ?
Où et quand l’événement aura-t-il lieu ? Quel type de lieu envisagez-vous ? De quelles conditions météorologiques devrez-vous tenir compte lors de la planification de votre événement ?
Plus vous répondrez à ces questions de manière détaillée, mieux vous planifierez votre événement. Ensuite, vous pourrez commencer à suivre les étapes clés suivantes :
1. Déterminez l’assistance et le personnel attendus
Aucun événement ne peut fonctionner sans le nombre adéquat d’employés et de bénévoles. L’un des principaux problèmes des grands événements sportifs est qu’ils se déroulent sur plusieurs sites ou itinéraires – ce qui peut être problématique, car vous devrez faire appel à un grand nombre d’employés et de bénévoles pour organiser et gérer chaque zone.
Gardez à l’esprit que, outre les participants à l’événement, les supporters seront nombreux, de sorte que même les événements de moindre envergure peuvent rapidement devenir difficiles à gérer. C’est là que la recherche jouera un rôle essentiel. Passez du temps à étudier les événements passés pour évaluer le taux de participation auquel vous pouvez vous attendre et vous assurer que vous disposez d’une équipe suffisamment importante pour gérer efficacement votre événement.
Une fois que vous aurez une idée précise du nombre d’employés et de bénévoles dont vous aurez besoin, vous pourrez entamer un processus de recrutement. Commencez par promouvoir votre page web d’inscription des bénévoles et votre formulaire d’inscription sur votre site web et sur les canaux sociaux afin d’attirer des bénévoles à votre événement. Votre page d’événement fournit non seulement un espace central pour l’inscription des bénévoles, mais elle permet également à toute personne intéressée de poster dans la section de discussion ou de vous envoyer un message directement. Les gens auront des questions, et vous pourrez y répondre facilement et publiquement. Besoin d’une agence d’hôtesse d’accueil à Paris ? Elegance Hotesse est à votre écoute.
2. Sécurisez votre site
Tant que vous ne disposerez pas d’un site ou d’un lieu de réunion, vous ne pourrez pas avancer dans la planification. Vous devrez tenir compte d’un certain nombre d’aspects pratiques. Selon le sport que vous organisez, le nombre de sites dans votre région peut être limité. Par exemple, il se peut qu’il n’y ait qu’un ou deux clubs de gymnastique disposant d’un espace disponible. En revanche, si vous organisez un tournoi de football, vous pouvez choisir parmi un grand nombre de terrains.
Le transport est souvent l’une des choses les plus délicates à organiser. Une fois le site principal réservé, vous devrez réfléchir à la manière dont les gens se rendront à votre événement et en reviendront, ainsi qu’aux alentours du ou des sites le jour en question. Par exemple, devez-vous contacter les autorités locales pour obtenir l’autorisation de fermer une zone de la ville ? C’est le genre de choses auxquelles vous devrez penser suffisamment à l’avance pour obtenir le feu vert nécessaire à la tenue de votre événement.
3. Rationalisez la billetterie et les inscriptions
Il n’y a rien de plus frustrant pour les clients qu’un processus d’achat compliqué. C’est pourquoi il est essentiel d’investir dans un outil de billetterie pratique et simple pour rationaliser toute l’étape. Les clients doivent pouvoir acheter des billets directement sur votre site web, et vous pourriez envisager de rendre votre billet d’événement disponible depuis vos canaux de médias sociaux également.
Pour ce qui est de l’inscription de vos athlètes, vous devrez veiller à ce que le processus d’inscription soit également simple. Un formulaire d’inscription en ligne sur votre site web est une excellente option. Ensuite, veillez à communiquer régulièrement avec les participants pour vous assurer qu’ils sont tenus au courant jusqu’au grand jour.
4. Prenez la sécurité au sérieux
Avec des médailles, des temps d’arrivée et des prix à gagner, les événements sportifs attirent souvent les athlètes les plus compétitifs du monde. Qu’ils soient des athlètes chevronnés ou simplement déterminés à collecter des fonds pour une organisation caritative, il n’est pas rare que les participants poussent leur corps à ses limites.
Veillez à ce que le personnel médical adéquat soit sur place et prêt à traiter les blessures mineures des joueurs ou des supporters. Qu’il s’agisse de volontaires pour les premiers soins ou de stations d’hydratation régulières, assurez-vous que tout est en place pour aider les participants si et quand le besoin s’en fait sentir.
Dans la mesure du possible, utilisez au mieux les bénévoles et le personnel de l’événement en les ayant sous la main pour vous aider. En investissant dans un logiciel de gestion des bénévoles qui vous permettra de gérer efficacement votre équipe, vous éliminerez sans aucun doute une partie du stress et vous vous assurerez que vous pouvez tous communiquer sur une seule plateforme. En fin de compte, cela vous aidera à vous assurer que vous êtes en mesure de faciliter efficacement l’événement à tout moment, en particulier en cas d’urgence.
5. Préparez-vous à la météo
Quel que soit l’endroit où vous organisez un événement, la météo est susceptible d’être un facteur clé, en particulier si votre événement se déroule à l’extérieur. Qu’il s’agisse des rues pluvieuses de Manchester au Royaume-Uni ou de la chaleur insupportable dans les pays chauds, le temps est tout sauf prévisible, ce qui peut poser des problèmes lors de la planification de votre événement.
Dans la mesure du possible, il est utile d’avoir un plan de secours. Vérifiez les prévisions météorologiques aussi souvent que possible et préparez-vous à toutes les éventualités. S’il est peu probable qu’un marathon soit annulé à cause d’une averse, celle-ci affectera les transports et les spectateurs.
De même, une journée particulièrement chaude peut entraîner toutes sortes de problèmes pour les athlètes, les participants et le personnel. Vous devrez veiller à ce qu’il y ait de nombreux endroits pour se mettre à l’ombre et à ce qu’il y ait de l’eau en abondance pour que les participants soient suffisamment hydratés.
