Vous avez un service d’impression qui génère trop de dépenses ? Pensez à établir des règles strictes pour supprimer le gaspillage des consommables. C’est dans cette optique que la mise en place d’une bonne politique d’impression est essentielle. Pour y voir plus clair, découvrez l’essentiel à savoir sur cet outil de gestion des impressions.
Qu’est-ce qu’une politique d’impression ?
Pour faire simple, une politique d’impression fait référence à un document qui regroupe toutes les mesures à suivre dans l’environnement d’impression. Autrement dit, c’est un ensemble des protocoles que tous les collaborateurs doivent appliquer lorsqu’ils effectuent des travaux d’impression. Cet outil est capital pour assurer la bonne gestion des impressions en répondant à plusieurs enjeux majeurs. Elle permet notamment de booster la productivité du service d’impression tout en assurant la réduction des coûts. À cela s’ajoutent d’autres enjeux comme la sécurité des données et des documents imprimés.
Pour mettre en application les bons usages d’impression, équipez-vous d’un logiciel de gestion des impressions et des copies.
Quelles thématiques la politique d’impression aborde-t-elle ?
Chaque service d’impression fait face à des problèmes spécifiques en matière de gestion. En effet, cet outil de gestion de l’impression s’adapte aux besoins et aux objectifs de l’entreprise. C’est pourquoi la politique d’impression ne contient pas forcément les mêmes mesures ou protocoles. Néanmoins, peu importe la taille ou le secteur d’activité de la structure, l’enjeu principal reste le même. Par enjeu principal, il est question de « maîtriser votre infrastructure d’impression ». Dans cette optique, certaines thématiques sont fréquemment abordées comme : la productivité, la sécurité et l’impact environnemental.
Quels sont les piliers d’une bonne politique d’impression ?
Pour élaborer une politique d’impression efficace, attardez-vous sur les points suivants :
La maîtrise des coûts liés à l’impression
L’une des raisons principales qui nécessitent la mise en place d’une politique d’impression est la maîtrise du budget. Il faut savoir qu’un service d’impression engendre beaucoup de dépenses. Cela va du coût des consommables (cartouches d’encre et toner) à la maintenance des périphériques (imprimantes, copieurs et multifonctions). Pour éviter les dépenses inutiles, la rationalisation des travaux d’impression est à faire. En pratique, cela signifie limiter le volume d’impression à l’essentiel.
La maîtrise de la sécurité
Votre entreprise traite-t-elle des informations sensibles ? Si oui, assurez-vous que les données d’impression et les documents imprimés ne tombent pas entre de mauvaises mains. Pour ce faire, mettez en place des mesures de sécurité qui garantissent la protection de données confidentielles. Il faut notamment limiter l’accès aux données et aux périphériques d’impression. La solution recommandée est d’utiliser un outil d’identification des utilisateurs comme un badge ou un code PIN.
La maîtrise de l’impact environnemental
À une époque où la protection de l’environnement est un enjeu majeur, cette thématique doit aussi figurer dans la politique d’impression. L’objectif est de réduire l’empreinte carbone de votre entreprise causée par les activités d’impression. Dans cette optique, il faut réduire le nombre d’impressions et favoriser l’utilisation des documents numériques. De plus, pour une activité d’impression éco-responsable, utilisez du matériel dédié à cet effet comme les papiers recyclés.
L’optimisation de la productivité
En dernier, mais non le moindre, la politique d’impression doit s’intéresser à la productivité. Les mesures à cet effet doivent rendre les processus métier plus simples et agréables pour les collaborateurs. Pour faciliter le travail d’impression, vous pouvez notamment permettre l’usage de l’impression mobile. Une autre solution consiste à confier la gestion des impressions à un prestataire spécialisé dans le domaine pour gagner du temps.
Faut-il un expert pour rédiger une politique d’impression ?
L’élaboration d’une politique d’impression nécessite de prendre en compte les besoins de la structure, mais aussi de certaines exigences. Cela s’applique notamment sur les mesures associées à la sécurité des données. Cette thématique doit prendre en compte des normes établies comme le RGPD. Le respect de ces normes NF s’applique à tous les organismes, qu’ils soient publics ou privés. C’est pourquoi il est recommandé de faire appel à des professionnels pour établir une politique d’impression qui tient compte de tous les aspects.
